Preguntas y respuestas

Cuestiones sobre la factura electrónica y el Registro Contable de Facturas

La norma básica es la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. También es de aplicación la Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público y la Orden HAP/1074/2014, de 24 de junio, por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas.

Además hay que tener en cuenta el art. 14.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas que obliga a todas las personas jurídicas a relacionarse electrónicamente con las AAPP para la realización de cualquier trámite administrativo.

Todos los proveedores que hayan entregado bienes o prestado servicios a la Administración Pública podrán expedir y remitir factura electrónica. En todo caso, estarán obligados a facturar electrónicamente, a través de la Plataforma de Facturación Electrónica correspondiente, los proveedores de bienes o prestadores de servicios que se correspondan con alguna de las siguientes entidades (art. 4 Ley 25/2013):

  • Sociedades anónimas.
  • Sociedades de responsabilidad limitada.
  • Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española.
  • Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria.
  • Uniones temporales de empresas.
  • Agrupación de interés económico, Agrupación de interés económico europea, Fondo de Pensiones, Fondo de capital riesgo, Fondo de inversiones, Fondo de utilización de activos, Fondo de regularización del mercado hipotecario, Fondo de Titulización Hipotecaria o Fondo de garantía de inversiones.

Actualmente están obligados a facturar electrónicamente todos los entes a los que se refiere el art. 4 de la Ley 25/2013, cualquiera que sea el importe de la factura, así como las personas físicas según lo dispuesto en las Bases de Ejecución del Presupuesto del Cabildo de Gran Canaria.

Únicamente se excluye, por haberlo previsto así en las Bases de Ejecución del Cabildo de Gran Canaria, los proveedores de servicios en el exterior y las facturas correspondientes a justificaciones de pagos a justificar o anticipos de caja fija.

Atendiendo a que por razón de capacidad económica, técnica, u otros motivos, quede acreditado que no se pueda remitir la factura en formato electrónico estructurado, excepcionalmente se admitirá que las personas no obligadas a presentar factura electrónica al amparo de la Ley 25/2013 (esto es, personas físicas) presenten facturas electrónicas en formato no estructurado (facturas en papel escaneadas o en formato pdf) por la sede electrónica del Cabildo, de conformidad con los requisitos establecidos para la presentación de documentación a través de esta vía.

El Cabildo de Gran Canaria se ha adherido al Punto General de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado (FACe).

El enlace para acceder al mismo es https://face.gob.es/

La factura debe expedirse con carácter general en el momento de la prestación del servicio (art. 11 Real Decreto 1619/2012). Por su parte, el contratista debe presentar la factura, en tiempo y forma, en el plazo de treinta días desde la fecha de entrega efectiva de las mercancías o la prestación del servicio.

Los entes obligados a presentar facturas electrónicas, lo harán ajustándose al formato estructurado de factura electrónica Facturae versión 3.2.x con firma electrónica XAdES.  A estos efectos, en la página web http://www.facturae.gob.es/paginas/Index.aspx), puede encontrar toda la información al respecto.

Además se puede descargar el programa informático gratuito para PYMES (FACTURAE) para generar facturas electrónicas, desde el enlace http://www.facturae.gob.es/formato/Paginas/descarga-aplicaciones.aspx, cuyo manual completo se encuentra alojado en http://www.facturae.gob.es/formato/Documents/Gestión%20de%20Facturación%20Electrónica%203.4/Guia_Usuario_Facturae_3_4.pdf.

Todo ello sin perjuicio de las posibles adaptaciones e integraciones que se realicen para los aplicativos de facturación que utilicen las empresas proveedoras. En el siguiente enlace https://face.gob.es/es/proveedores-servicios se encuentra el listado de las empresas proveedoras de servicios de facturación electrónica verificadas por la Administración General del Estado. 

El punto de entrada de facturas electrónicas proporcionará información sobre el estado en el que se encuentra la factura distinguiendo entre Registrada (R) –registrada en el punto general de entrada de facturas FACe-, Registrada en Registro Contable de Facturas (RRCF) –registrada en el Sistema de Información Contable-, Verificada en Registro Contable de Facturas (VRCF) –enviada al Centro Gestor o destino-, Recibida en Destino (RD), Conformada (C), Contabilizada la obligación reconocida (COR), Pagada (P) y Rechazada (RZ), según Resolución de 10 de octubre de 2014, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas y de la Secretaría de Estado de Presupuestos y Gastos, por la que se establecen las condiciones técnicas normalizadas del punto general de entrada de facturas electrónicas.

Se puede solicitar la anulación de una factura (A) y obtener  información sobre las solicitudes  de anulación (SA) y los rechazos de anulación (RA).

No obstante, la correspondencia de los estados definidos en los dos párrafos anteriores con los estados que se muestran en FACe será la siguiente:

Estado de la FACTURA

Estado FACe

Registrada (R)

Registrada

Registrada en Registro Contable de Facturas (RRCF)

En trámite

Verificada en Registro Contable de Facturas (VRCF)

En trámite

Recibida en Destino (RD)

En trámite

Conformada (C)

En trámite

Contabilizada la Obligación Reconocida (COR)

En trámite

Pagada (P)

Pagada

Rechazada (RZ)

Rechazada

Anulada (A)

Anulada

Las facturas electrónicas -estructuradas o no estructuradas-, deben recoger el contenido establecido como obligatorio por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las Obligaciones de Facturación. Como novedad, deberá figurar la identificación del órgano gestor, de la unidad tramitadora y de la oficina contable, con indicación de los correspondientes códigos de acuerdo con los Códigos DIR3 (Directorio Común de Unidades y Oficinas) de los órganos del Cabildo Insular de Gran Canaria competentes en la tramitación de las facturas.

Los Códigos DIR3 se pueden consultar en el siguiente enlace http://cabildo.grancanaria.com/documents/10180/3060041/Listado+de+Servicios+a+efectos+del+FACe/50b74cac-65b0-4493-b694-0d080a346099

El contenido de las facturas debe ser el siguiente:

  • Número y, en su caso, serie.                          
  • La fecha de su expedición.
  • Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
  • Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura, tanto del obligado a expedir factura como del Cabildo.
  • Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.                               
  • Descripción de las operaciones, obra, suministro o servicio realizado consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto General Indirecto Canario, correspondiente a aquéllas y su importe, incluyendo el precio unitario sin Impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.
  • El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.
  • La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.                
  • La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan               
  • En el supuesto de que la operación que se documenta en una factura esté exenta del Impuesto General Indirecto Canario, una referencia a esta situación.
  • En el caso de que el sujeto pasivo del Impuesto sea el adquirente o el destinatario de la operación, la mención «inversión del sujeto pasivo».
  • La oficina contable, el centro gestor y la unidad tramitadora. Si fuera posible se incluirá también el número del expediente de gasto, en su caso, que fue comunicado en el momento de la adjudicación.
  • En el caso de ser de aplicación un régimen especial del IGIC se recogerá en la factura la mención de dicha circunstancia.

Todas las facturas electrónicas presentadas a través del punto general de entrada de facturas electrónicas producirán una entrada automática en el registro electrónico de la Administración Pública gestora de dicho punto, proporcionando un acuse de recibo electrónico con acreditación de la fecha y hora de presentación (art. 6.4 Ley 25/2013). En este sentido las facturas presentadas a través del punto general de entrada de facturas electrónicas es como si hubiesen entrado por el Registro General de Entrada de la Corporación.

Sí, el sistema acepta ficheros anexos a las facturas. Se pueden remitir a través del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas que corresponda, y la documentación adjunta llegará a la oficina contable a través del registro contable de facturas. No obstante lo anterior, en la medida que la gestión del Registro Contable de Facturas y la gestión de los expedientes de gastos no corresponden a los mismos Servicios, sería recomendable que la documentación anexa se hiciera llegar al Servicio tramitador por otro medio para garantizar su recepción.

Sí, a través del punto de entrada de facturas electrónicas se puede solicitar la anulación de cualquier factura en cualquier momento, debiéndose hacer constar los motivos de la misma. La solicitud deberá ser aceptada o rechazada por la Administración.

No.

FACe es el punto general de entrada de facturas electrónicas, actuando como un registro, por lo tanto no modifica los archivos que se remiten a la Administración a través del mismo.

FACTURAE es un programa de gestión de facturación electrónica gratuito, puesto a disposición por el Ministerio de Hacienda y el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, para la elaboración y gestión de las facturas electrónicas.